Firmensitz in Hamburg: Ablauf, Leistungen und wichtige Hinweise
Ein Firmensitz ist mehr als nur eine Adresse. Er ist die offizielle Zustelladresse Ihres Unternehmens – und muss organisatorisch so aufgestellt sein, dass Post zuverlässig entgegengenommen, bereitgestellt und dokumentiert wird.
Auf dieser Seite erklären wir, wie unser Firmensitz-Service funktioniert, welche Leistungen enthalten sind und was Sie vorab wissen sollten.
Warum ein Firmensitz sinnvoll sein kann
Ein Firmensitz ist besonders hilfreich, wenn Sie:
- ortsunabhängig arbeiten (Homeoffice, Projektgeschäft, wechselnde Standorte),
- Ihre Privatadresse nicht als Unternehmensadresse nutzen möchten,
- eine professionelle Zustelladresse für Behörden, Banken und Geschäftspartner benötigen,
- Post digital verwalten und intern schneller verteilen möchten.
Der Firmensitz wird häufig benötigt für:
- Handelsregister und Behördenkommunikation,
- Impressum, Geschäftspapiere und Verträge,
- Zustellungen (inkl. amtlicher Schreiben).
Ladungsfähigkeit & Empfangsvollmacht: worauf es wirklich ankommt
Ein wichtiger Punkt bei einem Firmensitz ist die zuverlässige Entgegennahme von Zustellungen. In der Praxis bedeutet das: Der Dienstleister muss rechtssicher und organisatorisch in die Lage versetzt werden, Post für Ihr Unternehmen anzunehmen und Ihnen unverzüglich bereitzustellen.
Dazu gehört regelmäßig eine Empfangsvollmacht, die im Rahmen des Vertrags geregelt wird. Damit kann Post wirksam entgegengenommen werden – und Sie bleiben unter Ihrer Geschäftsadresse erreichbar.
Rechtlich ist die Zustellung an Bevollmächtigte u. a. in der ZPO geregelt (§171 ZPO).
Der Firmensitz bei hwcon: so läuft es ab
Wir setzen auf klare Prozesse und eine zuverlässige Bearbeitung, damit Ihr Firmensitz im Alltag reibungslos funktioniert.
1) Anfrage & Kurzprüfung
Sie senden uns die wichtigsten Angaben. Das dauert wenige Minuten und hilft uns, Ihr Vorhaben einzuordnen.
2) Freigabe & Vertragsentwurf
Wir prüfen Plausibilität (Identität, Unternehmensangaben, Geschäftsmodell). Bei Freigabe erhalten Sie den Vertragsentwurf und die nächsten Schritte.
3) Einrichtung & Start
Nach Vertragsabschluss und Zahlungsfreigabe richten wir den Firmensitz ein. Ab dann wird eingehende Post wie vereinbart verarbeitet und bereitgestellt.
Digitale Postbearbeitung: Posteingang, der im Alltag funktioniert
Ihre eingehende Briefpost wird nach Eingang bearbeitet und digital bereitgestellt. Ziel ist: weniger Papier, mehr Übersicht, schneller Zugriff – auch wenn Sie nicht vor Ort sind.
Typischer Ablauf:
- Posteingang wird angenommen und geöffnet (diskret und nach festen Abläufen),
- Dokumente werden digitalisiert und in Ihrem digitalen Postfach abgelegt,
- Sie erhalten Zugriff über Webbrowser (und – je nach System – auch mobil),
- Dokumente sind durchsuchbar (Texterkennung/OCR), was das Wiederfinden deutlich erleichtert,
- Sie können Dokumente intern teilen oder weiterverarbeiten.
Fair Use: Die Postbearbeitung ist im Preis enthalten. Sollte Umfang oder Aufwand dauerhaft deutlich über dem Üblichen liegen, finden wir gemeinsam eine passende Erweiterung.
Originale, Weiterleitung, Sonderfälle: was passiert womit?
Digitale Bereitstellung ist im Alltag meist der wichtigste Teil. Manche Inhalte müssen oder sollen jedoch im Original weitergegeben werden. Dafür gibt es klare Regeln:
Originale und Archivierung
Originale werden geordnet und sicher verwahrt. Wenn Originale benötigt werden (z. B. zur Vorlage), kann eine Weiterleitung vereinbart werden.
Nicht digitalisierbare Inhalte
Einige Sendungen sind in der Praxis nicht sinnvoll digitalisierbar oder erfordern besondere Behandlung, z. B. bestimmte Karten, PIN-Briefe oder spezielle Sendungsformate. In solchen Fällen stimmen wir die passende Vorgehensweise mit Ihnen ab (häufig per Weiterleitung).
Einschreiben & amtliche Zustellungen
Einschreiben und amtliche Zustellungen werden wie Briefpost entgegengenommen und im Rahmen der vereinbarten Prozesse dokumentiert bereitgestellt.
Gelegentliche Lieferungen an die Geschäftsadresse
Neben Briefpost können vereinzelt auch Lieferungen an der Geschäftsadresse eingehen. Gelegentliche Sendungen bis 20 kg können wir annehmen und nach Vereinbarung zur Abholung bereithalten oder weiterleiten (Versand-/Portokosten und ggf. Handling nach Absprache).
Hinweis: Regelmäßige Warenanlieferungen oder Sendungen, die eine dauerhafte Lagerung erfordern, sind nicht Bestandteil des Firmensitz-Services.
Schutz vor typischen Betrugsbriefen („Registerofferten“)
Gerade bei neu gegründeten Unternehmen oder bei einem öffentlich sichtbaren Firmensitz tauchen regelmäßig Schreiben auf, die offiziell wirken, aber eigentlich kostenpflichtige Eintragungsangebote oder fragwürdige „Register“ enthalten.
Wir kennen diese Muster und helfen dabei, solche Schreiben schneller als das zu erkennen, was sie sind – damit Sie nicht unnötig Zeit verlieren oder versehentlich Verpflichtungen eingehen.
Sicherheit & Diskretion
Ein Firmensitz ist Vertrauenssache. Deshalb sind Diskretion und Datensicherheit integraler Bestandteil des Services:
- Zugang zu digitalen Dokumenten erfolgt personalisiert,
- Abläufe sind standardisiert, damit Dokumente nachvollziehbar und geordnet bereitgestellt werden,
- Verarbeitung erfolgt nach den vereinbarten Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
Voraussetzungen & Plausibilitätsprüfung (wichtig)
Wir vermieten den Firmensitz ausschließlich an Unternehmen mit
nachvollziehbarer Geschäftstätigkeit.
Vor Vertragsabschluss führen wir eine kurze
Plausibilitätsprüfung durch (Identität, Unternehmensangaben, Geschäftsmodell).
Das schützt:
- unsere Adresse und Abläufe,
- unsere Bestandskunden,
- und auch Ihren eigenen Ruf als Unternehmen, das unter einer professionell geführten Geschäftsadresse auftritt.
- Wenn bestimmte Branchen oder Geschäftsmodelle nicht zu unseren Voraussetzungen passen, teilen wir das offen mit.
Sicherheit & Diskretion
Ein Firmensitz ist Vertrauenssache. Deshalb sind Diskretion und Datensicherheit integraler Bestandteil des Services:
- Zugang zu digitalen Dokumenten erfolgt personalisiert,
- Abläufe sind standardisiert, damit Dokumente nachvollziehbar und geordnet bereitgestellt werden,
- Verarbeitung erfolgt nach den vereinbarten Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
Ist der Firmensitz ladungsfähig?
Ja. Der Firmensitz ist ladungsfähig und wird mit Empfangsvollmacht geführt, damit Zustellungen wirksam entgegengenommen werden können.
Kann ich den Firmensitz für Handelsregister und Gewerbeanmeldung nutzen?
In vielen Fällen ja – je nach Rechtsform und konkretem Vorhaben. Wichtig ist, dass die Angaben zum Unternehmen plausibel sind und die Voraussetzungen erfüllt sind.
Wie funktioniert die digitale Postbearbeitung?
Eingehende Briefpost wird angenommen, geöffnet, digitalisiert und in Ihrem digitalen Postfach abgelegt. Sie greifen per Webbrowser auf Dokumente zu und können diese intern weiterverarbeiten. Durch Texterkennung (OCR) lassen sich Dokumente komfortabel durchsuchen.
Wie schnell wird Post digital bereitgestellt?
Das hängt vom Postaufkommen und vom Eingang ab. Ziel ist eine zeitnahe Bearbeitung im Rahmen der üblichen Abläufe. Details klären wir nach Ihrer Anfrage passend zu Ihrem Bedarf.
Was bedeutet „Fair Use“ bei der Postbearbeitung?
Die Postbearbeitung ist im Preis enthalten. Sollte Umfang oder Aufwand dauerhaft deutlich über dem Üblichen liegen, stimmen wir gemeinsam eine passende Erweiterung ab.
Was passiert mit den Originalen?
Originale werden geordnet und sicher verwahrt. Bei Bedarf können Originale weitergeleitet oder gesammelt versendet werden (nach Vereinbarung/Preisliste).
Können gelegentliche Lieferungen angenommen werden?
Ja. Vereinzelt eingehende Lieferungen bis 20 kg können wir an der Geschäftsadresse annehmen. Je nach Vereinbarung halten wir diese zur Abholung bereit oder leiten sie weiter. Der Firmensitz ist jedoch kein Lager- oder Logistikstandort; regelmäßige Warenanlieferungen oder dauerhafte Lagerung sind nicht Teil des Services.
Wie sicher sind meine Daten?
Der Zugriff ist personalisiert, und die Abläufe sind darauf ausgelegt, Dokumente geordnet und kontrolliert bereitzustellen. Details finden Sie zusätzlich in unserer Datenschutzerklärung.
Kann ich den Firmensitz nutzen, wenn ich nicht in Hamburg wohne?
Ja. Viele Unternehmen nutzen den Firmensitz, obwohl sie an einem anderen Ort arbeiten. Entscheidend ist, dass Sie unter der Geschäftsadresse erreichbar sind und die Voraussetzungen erfüllt sind.
Warum gibt es eine Plausibilitätsprüfung?
Wir vermieten den Firmensitz ausschließlich an Unternehmen mit nachvollziehbarer Geschäftstätigkeit. Die Prüfung vor Vertragsabschluss schützt unsere Adresse, unsere Abläufe und Bestandskunden – und stärkt auch Ihren professionellen Außenauftritt.
Wie starte ich?
Starten Sie die Anfrage. Nach Prüfung erhalten Sie bei Freigabe den Vertragsentwurf und die nächsten Schritte zur Einrichtung.
Kurz zusammengefasst
Ladungsfähiger Firmensitz mit klaren Abläufen
Digitale Postbearbeitung für weniger Papier und mehr Übersicht (Fair Use)
Gelegentliche Lieferungen bis 20 kg nach Vereinbarung möglich
- Einrichtung nach kurzer Plausibilitätsprüfung (kein anonymer Briefkastenservice)
