E-Rechnung wird Pflicht

Der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2025 hält die E-Rechnung Einzug in alle deutschen Unternehmen. Doch was bedeutet diese Veränderung für Sie ganz konkret? Keine Sorge, wir bringen Licht ins Dunkel und zeigen Ihnen, wie Sie die E-Rechnung nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance für mehr Effizienz und Digitalisierung begreifen.



Was genau ist eine E-Rechnung?

Im Gegensatz zur landläufigen Meinung ist eine E-Rechnung nicht einfach eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail versenden. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das den automatisierten Austausch von Rechnungsinformationen zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der E-Rechnungsverordnung und der europäischen Norm DIN EN 16931 entsprechen.



Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Die Digitalisierung des Rechnungswesens bringt viele Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis: Manuelle Prozesse wie das Ausdrucken, Versenden und Abheften von Rechnungen entfallen.
• Kostensenkung: Sie sparen nicht nur Porto- und Papierkosten, sondern auch wertvolle Arbeitszeit.
• Weniger Fehler: Die automatisierte Verarbeitung minimiert das Risiko manueller Eingabefehler.
• Besserer Überblick: Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Rechnungen.
• Nachhaltigkeit: Die E-Rechnung schont die Umwelt.

Schritt für Schritt zur E-Rechnung:

Software checken: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware die neuen E-Rechnungsformate unterstützt. Eventuell ist ein Update oder eine neue Softwarelösung notwendig.

Prozesse optimieren: Richten Sie spezielle E-Mail-Postfächer für den Empfang von E-Rechnungen ein oder nutzen Sie EDI-Software (Electronic Data Interchange) für den automatisierten Datenaustausch.

Mitarbeiter schulen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Regelungen und schulen Sie sie im Umgang mit E-Rechnungen.

Digitales Archiv einrichten: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Sie dabei unterstützen.



Übergangsfristen & wichtige Punkte:

Zeitplan: Bis Ende 2024 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2026 müssen Unternehmen auch E-Rechnungen versenden können.

Kleinere Unternehmen: Für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Umsatz gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

Leitweg-ID: Besorgen Sie sich von Ihren Kunden die Leitweg-ID, um E-Rechnungen korrekt adressieren zu können.

Kommunikation: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten rechtzeitig über die Umstellung auf die E-Rechnung.



E-Rechnung und DMS: Das perfekte Duo

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist der ideale Partner für die E-Rechnung. Es hilft Ihnen nicht nur bei der revisionssicheren Archivierung, sondern auch bei der effizienten Verwaltung und Bearbeitung Ihrer E-Rechnungen. So haben Sie alle wichtigen Dokumente zentral an einem Ort und sparen wertvolle Zeit.



Fazit:

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine lästige Pflicht. Sie ist eine Chance, Ihr Rechnungswesen zu digitalisieren, Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Nutzen Sie die Zeit bis zum 1. Januar 2025, um Ihr Unternehmen optimal auf die neuen Regelungen vorzubereiten und die Vorteile der E-Rechnung für sich zu nutzen!